ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের নিয়মাবলি

ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের নিয়মাবলি - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)

তথ্যপ্রযুক্তির যুগে পড়াশোনা আর ব্যবসায়িক কাজে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত টুলগুলোর একটি হলো ওয়ার্ড প্রসেসর। আপাতভাবে এর ব্যবহার সহজ মনে হতে পারে। কিন্তু ভালো একটি ডকুমেন্ট তৈরি করার জন্য বেশ কয়েকটি বিষয়ে আপনাকে মনোযোগ দিতে হবে। তাই ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের নিয়মাবলি জানা থাকা দরকার আপনার। এমন কিছু সাধারণ নিয়ম নিয়ে এবারের লেখা।

ওয়ার্ড প্রসেসিং কী?

ওয়ার্ড প্রসেসিং হলো কোন অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে ডকুমেন্ট তৈরি করা, এর ফরম্যাটিং করা, প্রয়োজনে এডিট বা পরিবর্তন করা ও একে সেইভ করে রাখার প্রক্রিয়া। এ প্রক্রিয়ায় ব্যবহৃত অ্যাপ্লিকেশনগুলোকে বলা হয় ওয়ার্ড প্রসেসর। যেমন, আমাদের কাছে সবচেয়ে পরিচিত ওয়ার্ড প্রসেসর হলো মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। অন্যদিকে অনলাইনে রয়েছে গুগল ডক্সের (Google Docs) মতো প্রসেসর।

ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের নিয়মাবলি

পেইজ সাইজ ও মার্জিন

যেকোন ডকুমেন্ট তৈরির করার শুরুতে দেখে নিন পেইজ সাইজ ঠিক আছে কিনা। সাধারণ ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে ‘A4’ সাইজকে (২১০ মিমি x ২৯৭ মিমি) স্ট্যান্ডার্ড ধরা হয়। এর কারণ হলো, যেকোন প্রিন্টারে এ সাইজের ডকুমেন্ট প্রিন্ট করাতে পারবেন।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: পেইজ সাইজ - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
‘A4’ সাইজের ডকুমেন্ট সব প্রিন্টারে প্রিন্ট করা সম্ভব।

ডকুমেন্টের চারপাশে ১ ইঞ্চি মার্জিন রাখুন। এতে করে ডকুমেন্ট গোছানো লাগবে।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: পেইজ মার্জিন - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
১ ইঞ্চি পেইজ মার্জিন রাখলে ডকুমেন্ট ভালো দেখায়।

ফন্ট সাইজ ও কালার

ডকুমেন্টে সঠিক ফন্ট সাইজ ও কালার ব্যবহার করা জরুরি। যেহেতু সব প্রসেসরে ডিফল্ট ফন্ট কালার কালো থাকে, সেহেতু এটি পরিবর্তন করার প্রয়োজন পড়ে না সাধারণত। কিন্তু ফন্ট সাইজের নির্বাচন আপনাকে করতে হবে।

অধিকাংশ ক্ষেত্রে ‘Arial’ বা ‘Calibri’ ফন্ট ফ্যামিলির ১১/১২ পয়েন্টের ফন্ট সাইজ হলো স্ট্যান্ডার্ড। বড় কোন ডকুমেন্টের প্রিন্টিংয়ের জন্য অবশ্য ফন্ট সাইজ ১০-এ নামিয়ে আনেন অনেকে।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: ফন্ট সাইজ ও কালার - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
১১-১২ পয়েন্টের ‘Arial’ ফন্ট স্ট্যান্ডার্ড হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন।

প্যারাগ্রাফ অ্যালাইনমেন্ট

প্রয়োজন না হলে প্যারাগ্রাফের অ্যালাইনমেন্ট সবসময় বাম দিকে রাখুন।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: প্যারাগ্রাফ অ্যালাইনমেন্ট - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
ডকুমেন্টের প্যারাগ্রাফ অ্যালাইনমেন্ট বাম দিকে রাখুন।

ডকুমেন্টকে সুন্দর দেখানোর জন্য অনেকে ‘Justify’ অ্যালাইনমেন্ট ব্যবহার করেন। এতে করে ডকুমেন্টের টেক্সট দুই পাশে সমান দেখালেও শব্দগুলোর মধ্যে স্পেস বেড়ে যেতে পারে।

লাইন স্পেসিং

দুই লাইনের মধ্যে কতটুকু স্পেস খালি রাখবেন, সে ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। সাধারণত ফন্ট সাইজের ১২০ থেকে ১৪৫ শতাংশ সাইজকে লাইন স্পেসিং হিসাবে ব্যবহার করা হয়।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: লাইন স্পেসিং - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
লাইন স্পেসিং ফন্ট সাইজের ১২০ – ১৪৫ শতাংশ হলে ভালো দেখায়।

হেডিং

আপনার ডকুমেন্টের প্যারাগ্রাফগুলোর বিষয়বস্তু ঠিকভাবে বোঝানোর জন্য হেডিং ব্যবহার করুন। এতে করে কোন প্যারাগ্রাফ পড়ার আগেই পাঠক প্রাথমিক একটা ধারণা পেয়ে যাবেন।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: হেডিং - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
হেডিং ব্যবহার করলে লেখার বিষয় সহজে বোঝা যায়।

হেডার, ফুটার ও পেইজ নাম্বার

আপনার ডকুমেন্ট যদি কয়েক পেইজের হয়, তাহলে হেডার, ফুটার ও পেইজ নাম্বার যোগ করে নিতে পারেন। হেডার ও ফুটার ব্যবহার করার একটি সুবিধা হলো, আপনি ডকুমেন্ট সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্য এতে সংক্ষিপ্ত আকারে দিতে পারেন। যেমনঃ ডকুমেন্ট তৈরির তারিখ বা কী কাজের জন্য ডকুমেন্ট তৈরি করা হয়েছে।

এমএস ওয়ার্ডের ব্যবহার: পেইজ নাম্বার - ক্যারিয়ারকী (CareerKi)
হেডার ও ফুটারের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় তথ্য সংক্ষেপে দিতে পারেন।

উপরের নিয়মগুলো মেনে ডকুমেন্ট তৈরি করলে দেখতে যেমন ভালো দেখাবে, তেমনি পড়ার জন্য হবে সুবিধাজনক। ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের নিয়ম নিয়ে বিস্তারিত কথা হবে আরেকদিন।

Leave a Reply

আপনার নাম ও ইমেইল ঠিকানা দেয়া আবশ্যক। তবে মতামতের সাথে ইমেইল দেখানো হবে না।